Programa de empreendedorismo

Em primeiro lugar, a mistura das finanças pode resultar na perda de controlo financeiro do negócio e na tomada de decisões precipitadas ou inadequadas, originando consequências graves, como fraude, má conduta ou até mesmo a falência da empresa. Além disso, a transparência financeira é comprometida, afetando a reputação junto de clientes, fornecedores e colaboradores, e a análise da situação financeira do negócio também fica dificultada. Como saber se a empresa está a crescer ou a endividar-se sem uma visão clara das finanças? Identificar gastos desnecessários e tomar decisões estratégicas torna-se um desafio, muitas vezes, impossível.

No âmbito pessoal, a ausência de separação dificulta o planeamento financeiro. Definir metas e criar um plano financeiro pessoal torna-se confuso e desafiador. É fundamental estabelecer objetivos SMART e identificar despesas fixas e variáveis, assim como as fontes de receita para cobri-las.

Felizmente, existem diversos procedimentos e ferramentas que podem ajudar a fazer esta separação, sendo que destacamos os seguintes:

1. Criar uma conta bancária empresarial e manter as contas separadas é essencial! Isso não só facilita a gestão financeira, mas também aumenta a credibilidade para pedidos de financiamento.
2. Utilizar cartões de crédito ou pagamentos separados, pois ajuda a evitar confusões e a manter um registo claro das despesas.
3. Estabelecer um ordenado regular, evitando assim a tentação de utilizar os fundos da empresa para despesas pessoais.
4. Realizar um planeamento financeiro com orçamentos distintos para a empresa e para uso pessoal.
5. Definir metas e prioridades claras para cada área, facilitando ajustes e correções quando necessário.
6. Monitorizar regularmente as movimentações financeiras da empresa, garantindo um controlo eficaz do fluxo de caixa.
7. Manter registos financeiros precisos e transparentes de forma identificar áreas de melhoria mais facilmente.
8. Não recorrer a empréstimos empresariais para financiar gastos/investimentos pessoais.
9. Manter a disciplina e o equilíbrio financeiro, utilizando ferramentas de controlo adequadas.
10. Criar um fundo de maneio ou de emergência para a empresa, prevenindo a necessidade de recorrer às finanças pessoais em situações de crise.

Em suma, a separação eficaz das finanças pessoais e empresariais é crucial para o sucesso a longo prazo do negócio e para a estabilidade financeira pessoal. Além de assegurar o cumprimento legal e fiscal, esta prática protege o património pessoal e empresarial, permite avaliar o desempenho da empresa e alcançar objetivos financeiros tanto a nível pessoal como empresarial.

Ao adotar estas medidas, estará a garantir uma gestão financeira sólida e bem-sucedida, proporcionando maior tranquilidade e clareza tanto na vida pessoal como no negócio.

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É fundamental reduzir as despesas desnecessárias! Desperdiçar o dinheiro obtido pode obrigar a trabalhar mais sem necessidade. Assim, um eficaz controlo de despesas pode aumentar a rentabilidade do seu negócio, sem precisar de aumentar a sua faturação. Manter uma lista completa das despesas, quer seja num software de gestão ou numa simples folha de cálculo, permite identificar possíveis cortes ou até mesmo eliminação de algumas despesas (com o foco de que menos despesas significam mais dinheiro disponível). Conhecer o valor exato de cada despesa aumenta ainda as hipóteses de negociar melhores condições com os fornecedores ou substituir produtos e serviços nos quais não foi possível obter descontos. Por isso, é importante manter um controlo financeiro rigoroso.

Além disso, é igualmente importante monitorizar as receitas. Ao ter os valores recebidos pela sua empresa numa única lista de controlo, torna-se muito mais fácil compreender o fluxo de recebimentos. Isso permite detetar rapidamente quedas na faturação, abrindo espaço para a criação de planos para superar eventuais dificuldades. O acompanhamento das receitas vai permitir que seja capaz de antecipar momentos de crise, mas também possibilita visualizar crescimentos e aproveitar as oportunidades para investir naquilo que tem trazido mais retorno para o seu negócio.

Prever os encargos fiscais e cumprir rigorosamente as obrigações fiscais são passos igualmente importantes neste processo. Em primeiro lugar, a previsão dos encargos fiscais permite que a empresa tenha uma visão clara dos custos associados aos impostos que terá que suportar ao longo do período contabilístico. Esta antecipação é crucial para a elaboração de um plano financeiro sólido e para garantir que a empresa possui os recursos necessários para cumprir com estas obrigações fiscais sem comprometer a sua estabilidade financeira. Além disso, uma previsão precisa dos encargos fiscais possibilita uma melhor gestão do fluxo de caixa, evitando surpresas desagradáveis e permitindo uma alocação mais eficiente dos recursos financeiros. Por outro lado, cumprir as obrigações fiscais é não apenas uma obrigação legal, mas também uma demonstração de responsabilidade e transparência por parte da empresa.

Quando você, como proprietário/a de uma pequena empresa, está imerso nas operações diárias, muitas vezes pode perder de vista os avanços feitos e as oportunidades para expandir o negócio. Pode também não tomar as decisões mais acertadas por não ter toda a informação sobre o negócio e não realizar o planeamento necessário. A gestão financeira permite alocar melhor os recursos nas áreas que estão a gerar receitas e evitar despesas que não produziram resultados suficientes. Em micro e pequenas empresas, conservar recursos financeiros é uma obrigação. Um plano financeiro bem elaborado pode ajudar a priorizar quais as áreas que precisam ser financiadas imediatamente e quais as despesas que podem esperar até que exista aumento de receitas.

Um projeto sem capacidade de gerar receitas e controlar custos, ou com dificuldade em estruturar as suas fontes de receitas e custos, terá, assumidamente, mais dificuldades em alcançar o sucesso.

Usando uma ferramenta como o Painel de Controlo Financeiro, todas as informações financeiras vão estar concentradas num único lugar, tornando a gestão do negócio mais profissional, não só por fazer registos regulares, mas pela capacidade de analisar a situação financeira e tomar decisões já referidas.

Esta ferramenta deve ser atualizada e analisada regularmente, sendo que no início do mês é importante definir todas as entradas e saídas de dinheiro previstas, fazer um orçamento mensal e uma previsão do fluxo de caixa mensal, antecipando as receitas e despesas futuras. Assim, consegue ver o comportamento previsto do Caixa ao longo do mês e antecipar algum momento em que fique com o caixa negativo e gerir essa situação, evitando problemas de liquidez. Ao longo do mês, pelo menos uma vez por semana, deve ser feito o controlo financeiro, não só através do registo rigoroso de todas as entradas e saídas de dinheiro, como da análise do comportamento do caixa, do controlo dos custos e dos recebimentos e pagamentos, de forma a ir ajustando a rota. No fim de cada mês é altura de analisar os resultados e ajustar o caminho para o mês seguinte. Com este objetivo, deve analisar os diferentes indicadores financeiros (margem bruta, lucro operacional, resultado líquido, despesas, comportamento do caixa), verificar se encontra tudo pago/recebido, controlar os custos, identificando as áreas onde é possível reduzir despesas e otimizar recursos.

Com esta ferramenta, poderá ler os números e tomar decisões estratégicas, sendo possível analisar os indicadores para o ano todo, e verificar se existem picos, identificar o porquê desses picos (fator externo ou interno) e tomar decisões estratégicas para poder replicar ou corrigir alguma situação/decisão em específico.

A adoção de um sistema de faturação para emitir faturas aos clientes é também fundamental para garantir um serviço profissional e organizado, essencial para qualquer negócio que aspire a eficiência e credibilidade. Utilizar um sistema de faturação não apenas simplifica o processo de emissão de faturas, mas também assegura que todas as transações são documentadas de maneira clara e precisa, facilitando o acompanhamento financeiro e a conformidade fiscal. No entanto, no caso de ser Trabalhador Independente, pode utilizar o Portal das Finanças para o efeito de forma prática e gratuita. Além disso, a prática de fornecer orçamentos detalhados antes da realização dos serviços ou venda de produtos é crucial, pois estabelece transparência e confiança entre a empresa e o cliente. O uso de modelos padronizados de Orçamento e Fatura contribui para a consistência e profissionalismo, permitindo que os clientes compreendam facilmente os custos e as condições dos serviços prestados, o que pode levar a uma maior satisfação e fidelização.

É muito comum um negócio ter os preços errados, pois quem vende produtos muitas vezes acha que é só considerar o custo de produção/aquisição da mercadoria e multiplicar por algum número (o famoso "Markup"), e quem vende serviços tende a precificar com base no valor por hora que gostaria de ganhar e não no valor por hora da sua empresa (ou seja, para suportar a estrutura fixa).

A formação de preços é um processo essencial, mas que exige estudo e dedicação e é composto por algumas variáveis que podem ser a chave do sucesso do seu negócio. Assim, para precificar de forma lucrativa é necessário ter em conta:

• aspetos quantitativos, ou seja, olhar para dentro do negócio e entender qual o Custo Real do seu serviço ou produto, que é o valor exato para pagar os custos de produção (para quem vende produtos) ou custos de prestação do serviço, as despesas fixas da empresa, os impostos e as taxas;
• aspetos qualitativos, ou seja, olhar para fora do negócio e definir a Margem de Lucro que será aplicada no seu preço, com base no estudo do mercado.

Através da soma do Custo Real e da Margem de Lucro, conseguirá uma precificação lucrativa.

O inventário deve incluir uma lista detalhada que identifique e classifique os itens guardados, registando todas as entradas e saídas e realizando verificações periódicas para detetar perdas ou inconsistências, identificar produtos com baixo ou alto desempenho e ajustar o seu inventário conforme necessário. Com o tempo, a gestão do inventário permitirá avançar ainda mais, fornecendo informações precisas que possibilitam um planeamento de compras mais eficaz. Esta é uma maneira crucial de otimizar as receitas da empresa.

Uma ferramenta como o Painel de Controlo de Stock permitirá classificar os produtos em stock e fazer o registo de todas as entradas (inventário e compras) e saídas de stock (vendas e quebras derivadas, por exemplo, do fim do prazo de validade, da obsolescência e/ ou incorreto manuseamento e consequente danificação de mercadorias). Com estes registos e a definição do nível de stock desejável e de stock mínimo para cada produto, será possível analisar qual o nível de stock e tomar decisões de compra para reposição de stock (quando o nível de stock for baixo, deve ser comprada a diferença entre o nível desejável e o stock atual).

Vai poder ter também noção do valor total que tem em stock, assim como da quantidade e do valor totais de cada tipo de entrada e saída. Com estes dados, pode analisar quanto dinheiro tem parado em stock, qual o volume de compras e de vendas e se o volume das quebras está a ser excessivo significando que está a pôr produtos (logo dinheiro) “ao lixo”. Se lhe fizer sentido, pode começar um novo ficheiro a cada ano, dando entrada por inventário do stock que tiver no arranque do ano, por forma a ter um controlo anual. Com todas estas análises, conseguirá fazer uma gestão do seu stock mais estratégica e consciente.

É importante notar que, no Painel de Controlo de Stock disponibilizado, não estão contemplados os cálculos de controlo de stock de produtos compostos por outros, nem o cálculo do custo unitário do material em stock de acordo com o método de custeio do stock que utiliza. A razão para esta exclusão é a complexidade e especificidade desses cálculos, que requerem uma abordagem mais detalhada e personalizada, muitas vezes além das capacidades standard de uma folha de cálculo tradicional. Portanto, para empresas que lidam com produtos compostos ou que necessitam de um cálculo preciso do custo unitário do stock, será necessário considerar outras ferramentas ou sistemas de gestão de inventário mais avançados que possam acomodar essas necessidades.