Programa de empreendedorismo

O primeiro passo será definir a ideia de empresa, respondendo a questões como: Que produtos oferecemos? De que modo? Quem são os destinatários? Que estrutura necessitamos?

Existem diferentes aspetos que devem ser analisados. Por um lado, é importante perceber a viabilidade técnica, sendo necessário para isso descrever o processo, os componentes (matérias-primas, subsidiárias, etc.), as competências e os equipamentos necessários ao desenvolvimento da solução e confirmar que se tem disponível ou consegue aceder a esses elementos. É também essencial analisar os pontos fortes e fracos da solução em comparação com a concorrência e perceber se existe capacidade para competir com as soluções concorrentes.

Por outro lado, é fulcral perceber se a ideia de negócio constitui uma oportunidade de negócio, ou seja, se resulta de uma necessidade não satisfeita ou que pode ser satisfeita de uma forma diferente e melhorada, relativamente às soluções existentes. O objetivo é garantir que existe mercado para a solução, que o mercado está disponível para adquirir a solução e que tem dimensão para viabilizar o projeto economicamente. No sentido de fazer esta análise, e uma vez que a disponibilidade financeira nesta fase do processo não deverá possibilitar a realização/encomenda de um estudo de mercado, pode ser feita uma amostragem limitada à rede de contactos existente de modo a perceber a aceitação da ideia ou possíveis alterações a efetuar.

Não pode ficar esquecida a viabilidade financeira, que é essencial para a decisão de arranque do negócio. Para tal é importante fazer projeções realistas de custos e proveitos, analisar as margens do negócio e analisar as necessidades de financiamento e identificar como se vai financiar o negócio.

O Modelo de Negócio do passo anterior já permite ter uma visão geral de todos estes pontos, mas nesta fase é importante fazer uma análise mais aprofundada do perfil dos potenciais clientes, da concorrência e dos fornecedores, fazendo uma análise/ estudo de mercado e das condições que este oferece.

Esta fase deve terminar com uma Análise SWOT, que permita a identificação de Forças e Fraquezas a nível interno e Ameaças e Oportunidades a nível externo e que permita identificar as vantagens competitivas do negócio.

3.1. Definição correta do produto/serviço

3.2. Escolha criteriosa do local de instalação

A escolha da localização é uma decisão de grande importância, pois está diretamente relacionada à redução de custos e ao aumento dos lucros. Uma empresa localizada estrategicamente equilibra os fatores logísticos e de consumo. É por isso importante ter em consideração diversos fatores, independentemente o tipo de atividade, aspetos como:

• Adequação da localização ao tipo de atividade;
• Condições físicas: dimensão, necessidade de obras;
• Cumprimento de normas legais relacionadas com a atividade;
• Facilidade de acesso por parte do cliente;
• Atractividade e comodidade das instalações.

3.3. Licenciamento da atividade

Identificação dos requisitos legais considerados exigíveis para que uma atividade económica possa ser iniciada e desenvolvida de forma plena. O processo de licenciamento é muitas vezes descurado, mas é conveniente ter conhecimento do que a lei impõe para o exercício da atividade pretendida. Ao estar devidamente licenciado, por um lado existe a garantia de que cumpre os requisitos legalmente impostos para o acesso e exercício da atividade e por outro, pode exercer de uma forma mais tranquila sem a preocupação de ser aplicada uma coima por incumprimento no seguimento de uma inspeção inesperada.

3.4. Forma jurídica a adotar

A escolha da forma jurídica prende-se sobretudo com a maior ou menor simplicidade pretendida, tanto no que diz respeito à sua estrutura como no que diz respeito ao seu funcionamento, aos montantes de capital social e às diferentes responsabilidades e obrigações.

No momento da escolha devem ser tidas em conta questões como o tipo de responsabilidade, o compromisso dos bens prévios ao início da atividade, a fiscalidade do negócio, o cumprimento do maior ou menor número de requisitos legais e formais, a necessidade de financiamento externo, etc. Existindo diferentes formas jurídicas para a constituição de uma empresa, a decisão deve ser tomada de forma informada e consciente.

3.5. Obrigações fiscais

Quando existe a necessidade (por obrigatoriedade ou opção) de contratar os serviços de um Técnico Oficial de Contas (TOC), a escolha deve ser ponderada não apenas com base no valor da avença. O TOC deve inspirar confiança e deve ser envolvido no negócio e entendê-lo, sendo este um fator essencial nesta fase inicial de arranque da empresa. A empresa e a sua gestão devem também entender que o técnico de contas é um parceiro, que apoia a empresa quer na questão do cumprimento das obrigações fiscais, pelas quais é solidariamente responsável, quer na elaboração de informação e aconselhamento. Mas também é importante romper com um pensamento errado bastante comum em pequenas empresas ou Empresários em Nome Individual: o TOC não faz a gestão financeira do negócio, o responsável por isso terá sempre que ser o empresário (caso seja o único funcionário) ou os devidos departamentos da empresa.

Os impostos são a face mais visível das obrigações fiscais, que não podem ser esquecidos e idealmente devem ser previstos e planeados, por forma a não haver imprevistos de tal modo significativos que possam colocar em causa a estabilidade da empresa. O Portal das Finanças é um meio privilegiado de obtenção de informação, sempre ao dispor do contribuinte. Também estão ao dispor guias fiscais preparados pelas grandes consultoras fiscais, que não são fontes de informação oficiais, mas que são úteis e de fácil consulta.

3.6. Avaliação das necessidades de formação

Com o levantamento das competências que pretende adquirir ou melhorar feito aquando da identificação do perfil empreendedor, poderá começar a elaborar um plano de formação com prioridades, calendário de formação, entidades formadoras e custos associados, por forma a que exista um melhoramento contínuo ao longo do desenvolvimento do projeto empresarial, que permita fazer face a essas adversidades e, no futuro, conseguir delegar de forma mais segura.

3.7. Recrutamento de pessoal

É muito importante definir o sistema de gestão dos recursos humanos que pretende ter na empresa, pois a equipa de trabalho que a integra é o principal ativo da empresa, tanto numa fase inicial de nascimento como durante a sua consolidação.

Poderá não fazer sentido analisar este ponto quando estamos perante a criação de uma empresa em que o empresário é o único funcionário e desempenha todas as funções. No entanto, em algum momento futuro e com o crescimento da empresa, será necessário contratar ou subcontratar recursos humanos, sendo por isso importante tomar consciência da importância e exigência deste recurso.

Muitas vezes é cometido o erro de descurar a planificação dos recursos humanos no processo de criação de uma empresa, por pensar que será um passo a tomar numa fase posterior. No entanto, todas as necessidades e dificuldades devem ser antecipadas e supridas antes de iniciar o negócio, para que nessa fase se disponha da equipa de trabalho necessária e adequada para iniciar atividade. Para que tal seja alcançado, é necessário planificar, organizar, gerir e controlar a equipa de pessoas que constituem a empresa.

1. Planificar: Nesta fase é necessário perceber quais as tarefas ou funções são necessárias contemplar, que competências são necessárias para cada uma, quais as pessoas existentes e quais as funções que executam, quais as funções por preencher e o que fazer para colmatar essa falta. Esta fase é essencial para que a equipa cumpra objetivos e nenhuma tarefa ou função fique por concretizar.
2. Organizar: É necessário perceber como organizar a equipa de trabalho, ou seja, definir quem faz o quê e em que termos, ajustando as potencialidades e competências de cada elemento da equipa às respetivas funções. O objetivo será maximizar a produtividade através de uma organização eficiente da equipa de trabalho.
3. Gerir e controlar: Depois da empresa criada, a estrutura de recursos humanos estabelecida e as pessoas contratadas, é necessário, no dia-a-dia, gerir o trabalho da equipa, o que por vezes se torna uma tarefa difícil de concretizar. Apesar de surgirem sempre situações novas e personalidades distintas para gerir, o facto de se estabelecer desde logo claramente quais as competências, funções e responsabilidades de cada elemento integrante da equipa de trabalho permite minimizar os conflitos e adversidades à posteriori.

Para fazer uma avaliação do investimento inicial que irá necessitar, deve começar por inventariar todos os tipos de despesas de investimento que serão necessários, como: Infraestruturas, Obras de remodelação, Equipamentos básicos, Equipamentos informáticos, Mobiliário e Equipamento Diversos, Viaturas, Constituição legal da empresa, Criação da marca e Estudos e projetos, entre outros. A escolha dos equipamentos e tecnologias que irá utilizar é determinante para o sucesso da atividade, uma vez que dela poderá depender a sua capacidade de satisfazer os clientes no que se refere à quantidade e à qualidade.

Será necessário, também, calcular um valor para Fundo de Maneio que permita fazer face às despesas iniciais relacionadas com o funcionamento da empresa e despesas imprevisíveis. O conjunto de todas estas despesas consiste no valor do investimento inicial que precisará para o arranque da atividade.

O Financiamento do projeto pode ser feito através de: Capitais próprios – conjunto de fundos postos à disposição da empresa pelo(s) promotor(s) do negócio para assegurar o desenvolvimento da sua atividade. Capitais alheios – Empréstimos contraídos junto de terceiros: bancos ou outras instituições financeiras, sócios, crédito de fornecedores, leasings ou outros.

Existem vários programas de apoio ao Empreendedorismo e à criação de empresas que atribuem incentivos e condições que favorecem ou facilitam a criação de empresas.

Com este plano de exploração previsional e com base nos planos de investimento e financiamento, será então possível elaborar o plano de negócios para analisar a viabilidade do negócio, que permitirá avaliar a capacidade do projeto de gerar receitas capazes de fazer face aos custos do projeto e ainda libertar margem suficiente para remunerar os capitais investidos.

O plano de negócios não é mais do que a ideia de negócio transposta para o papel. Por este motivo, muitos empresários acabam por ter dificuldade em passar os planos de forma detalhada para um documento escrito, acabando por não finalizar o seu plano de negócios.

No entanto, a realização de um plano de negócios é de extrema importância. Por um lado, permite dar forma à sua ideia, estruturá-la com coerência e avaliando todas as possibilidades, ajudando a reduzir o risco do negócio e a tomar decisões. Por outro lado, apresenta-se como uma carta de apresentação do projeto para obtenção de financiamento, para possíveis fornecedores, investidores e clientes.

O plano de negócios deve ser redigido de forma a ser eficaz, claro, conciso, bem estruturado e coerente. A informação que nele constar deverá ser verídica e suscetível de comprovação e todo o documento deve ser dinâmico e sujeito às revisões necessárias.

Apesar de não existir um modelo rígido para a construção de um plano de negócios, existem algumas áreas que não devem ser descuradas e que devem estar presentes e bem analisadas e documentadas neste documento.